Oleh : Aida Mohamed
E-mel atau surat elektronik merupakan cara berkomunikasi yang tidak asing lagi di kalangan masyarakat berkerjaya dan berpendidikan. E-mel bukan sahaja menyampaikan maklumat dengan pantas dan cekap, tetapi ia juga membawa imej penggunanya. Tidak mempunyai e-mel boleh dikatakan tidak mengikuti perkembangan teknologi.
E-mel boleh didapati secara percuma dari banyak laman popular di internet. Antara yang dikenali ramai ialah yahoo.com, gmail.com dan hotmail.com. Syarikat-syarikat yang tidak mengenepikan perkembangan teknologi juga biasanya menyediakan kemudahan ini kepada semua kakitangannya atas kesedaran bahawa e-mel boleh membawa imej syarikat dan juga boleh menyampaikan maklumat dengan lebih cepat dan berkesan. Perkhidmatan pos, kurier ataupun faks boleh dikurangkan dan lebih menjimatkan. Zaman telah berubah dari penggunaan kertas kepada teknologi digital.
Bagaimana E-mel Boleh Membawa Imej Penghantar?
E-mel dikatakan pembawa imej melalui penggunaan yang berkesan. Contohnya tajuk yang tepat dan ringkas, kepilan kad perniagaan yang mengandungi butir-butir penghantar dan tandatangan di penghujung e-mel. Imej akan mencerminkan sebahagian daripada diri anda. Kekemasan e-mel yang dihantar kepada klien akan membuat mereka yakin terhadap anda dan syarikat. Kadangkala, perkara mudah seperti ini mampu membantu anda dalam meyakinkan dan mempromosikan sesuatu.
Bagaimana tentang etika penggunaannya dalam urusan perniagaan?
1) Tajuk & Subjek Yang Sesuai
Gunakan tajuk/subjek yang bertepatan dengan tujuan email dihantar atau tajuk yang akan menarik minat penerima membaca emel tersebut. Sekiranya e-mel tersebut sesuatu yang teramat penting, pastikan anda menandakan opsyen penting dan tanda seruan bagi memberitahu penerima e-mel tersebut perlu dibaca dan memerlukan maklumbalas segera. Jangan sesekali meletakkan tajuk seperti hello, hai dan apa khabar bagi tujuan rasmi syarikat. Tentu tidak sesuai, bukan? Cuba berlagak sedikit formal dalam penyampaian e-mel tersebut bagi mengekalkan identiti yang baik. Berikan tajuk bersesuaian dengan mesej yang hendak anda sampaikan. Mudah bagi penerima tahu tentang tujuan anda sebenar.
2) Tanda tangan
Bagi memudahkan penerima e-mel mengenalpasti siapa penghantar, pastikan anda menyertakan tandatangan di bawah setiap e-mel yang dihantar keluar. Cipta satu template tandatangan yang secara automatik akan disertakan di bawah setiap e-mel anda. Contoh tandatangan adalah seperti di bawah:
Salam hormat;
Nur Aini Mohamad
Eksekutif Perhubungan Awam
Maltex Sdn Bhd
Anda boleh mengubah teks tandatangan tersebut mengikut kesesuaian anda. Ada yang suka untuk meletakkan semua data kontek seperti no telefon dan no faks bersama-sama di teks tandatangan. Ini memudahkan klien menghubungi anda sekiranya perkara tersebut memerlukan perhatian segera.
3) Kepilan Kad Perniagaan
Bagi pengguna perisian e-mel Microsoft Outlook, atau mana-mana perisian lain yang menyediakan kemudahan penyediaan kad perniagaan, anda boleh mengepilkan kad perniagaan anda di setiap e-mel yang dihantar keluar. Kad perniagaan ini mengandungi maklumat-maklumat seperti nama anda, jawatan, nama syarikat, alamat syarikat, nombor telefon, faks dan sebagainya. Dengan menghantar kad perniagaan perniagaan ini, penerima akan lebih jelas dengan maklumat diri anda dan syarikat dan lebih mudah untuk mereka menghubungi anda. Keyakinan mereka kepada anda dan syarikat akan bertambah dengan terdapatnya data-data yang mereka perlukan.
4) CC e-mel penting
Sekiranya e-mel yang akan dihantar itu memerlukan perhatian dan makluman oleh ketua jabatan anda atau sesiapa sahaja selain daripada penerima, letakkan alamat e-mel mereka tersebut di ruang cc dan bcc. Mereka yang juga turut menerima salinan e-mel tersebut. Anda tidak perlu mencetak kandungan e-mel tersebut dan menghantar secara menual. Gunakanlah semua kemudahan ini bagi memudahkan tugas anda.
- Sumber dari NUR Pengenalan -
